Sicherer Umgang mit E-Mails

Immer öfter werden E-Mails und deren Anhänge genutzt, um Unternehmen zu schaden. Allein am UKB kommen täglich rund 8.000 solcher E-Mails an, die durch die IT-Sicherheit des UKB schon im Vorfeld unschädlich gemacht werden. Trotz aller technischer Maßnahmen bleibt jedoch Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Vorsicht ein wichtiger Bestandteil!

Bei eingehenden E-Mails mit Rechnungen im Anhang sollten Sie sich die Frage stellen, ob Sie der korrekte Empfänger sind. – Wenn ja: Kennen Sie den Absender? Ist es üblich, dass dieser Absender Ihnen per E-Mail Rechnungen für das UKB übermittelt? Erst dann klicken Sie bitte auf den Anhang!

Ähnlich verhält es sich mit eingehenden Bewerbungen: Rufen Sie sich in Erinnerung, ob Sie eine Stelle in Ihrem Bereich ausgeschrieben haben. Auch hier gilt: Sind Sie der richtige Ansprechpartner? Fordern Sie Bewerber bitte bereits in der Stellenausschreibung auf, Bewerbungen ausschließlich im PDF-Format zu versenden. Öffnen Sie keine Bewerbung im Word- bzw. Excel-Format.

All diese Hinweise gelten auch für die Verlinkung aus E-Mails heraus – sogenannte Phishing-Mails. Betrüger versuchen so vertrauliche Daten wie Zugangsdaten oder Passwörter abzugreifen. Halten Sie im Zweifel Rücksprache mit dem Absender, bevor Sie Links aufrufen oder Anhänge öffnen. Das gilt insbesondere für Office-Dateien (z.B. Word, Excel, PowerPoint,...). Die kursierenden Spam-/Phishing-Mails mit Schadsoftware können massive Schäden an der gesamten IT-Infrastruktur des UKB herbeiführen.

In allen Fällen gilt: Sollten Sie unsicher sein, leiten Sie die E-Mail zur Überprüfung an security-help@ukbonn.de weiter. Unser Team wird sich um Ihr Anliegen kümmern und eine entsprechende Rückmeldung geben.

Beachten Sie auch den neuen SPAM-Ordner in Lotus Notes. Kontrollieren Sie diesen regelmäßig auf Irrläufer. Eine falsch kategorisierte Mail können Sie einfach in den Posteingang verschieben.