Informationen zu Tokens, OWA, VPN etc.

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>>> Mittwochsfortbildung 09.11.2022 mit Erklärungen zur OWA, MobilePASS+, Uni-ID, eduroam etc. (PDF) <<<

 

Safenet Token - für die Multifaktor-Authentifizierung

Immer mehr Dienste des UKB benötigen eine Multifaktor-Authentifizierung. Aktuell sind dies die Outlook Web App (OWA), die UKB-Cloud und die VMware View (VPN). Mit der Zeit werden weitere Dienste hinzukommen. Da unter anderem eine Umstellung des Emailverkehrs von IBM Lotus Notes (inklusive Webmailer) zu Outlook bzw. OWA erfolgen soll, benötigt bis zum 23.11.2022 jede:r Mitarbeiter:in zum Lesen der Emails von außerhalb der Uniklinik einen sogenannten Token für die Multifaktor-Authentifizierung. Token dienen der Indentifizierung und Authentifizierung von Nutzern. Es gibt Hardwaretoken (z.B. ein personalisierter Transponder) und Softwaretoken (z.B. den Safenet Token mittels MobilePASS+ App).
Eine Multifaktor-Authentifizierung dient der zusätzlichen Sicherheit, da man alleine mit den Anmeldedaten (Name + Passwort) ohne den weiteren Authentifizierungsfaktor (den Token) nicht weiter kommt. Die Meisten von uns haben bereits eine Multifaktor-Authentifizierung genutzt. Ein älteres Beispiel ist das SMS-Tanverfahren beim Onlinebanking, welches sich aus zwei Sicherheitsschritten zusammensetzt, nämlich dem Anmeldenamen inklusive Passwort sowie zusätzlich einem SMS-Tan, welcher bei jeder Überweisung aufs Handy geschickt wurde.

Eine Erklärung mit Anweisungen zur Einrichtung der App MobilePASS+ für die Safenet Token findet Ihr hier. Eine Beantragung der Tokens ist nur innerhalb des UKB-Netzes möglich.
Wer kein Smartphone besitzt oder keine App installieren möchte, oder einfach nur nicht die MobilePASS+ App installieren möchte, findet hier Informationen zu der App-Alternative Google Authenticator und auch zu einem Hardware-Token. Empfohlen wird allerdings die MobilePASS+ App, da diese besonders benutzerfreundlich ist.

 

Outlook Web App - OWA

Wie bereits oben beschrieben erfolgt eine Umstellung des Emailverkehrs von IBM Lotus Notes (inklusive Webmailer) zu Outlook bzw. OWA. Auch hier wird die o.g. Multifaktor-Authentifizierung mittels Safenet Token zum Tragen kommen.
Ab dem 26.11. wird ein Abrufen der Emails weder über den Webmailer (Webmailanmeldung (ukbonn.de)) noch Lotus Notes möglich sein, sondern nur noch über OWA. Die künftige Adresse hierfür lautet: https://outlook.ukbonn.de/owa . Wer bereits einen aktivierten Safenet Token besitzt kann dies auch jetzt schon testen.

Eine Erklärung bzw. Anleitung zur Nutzung findet sich hier.

Es gilt außerdem zu Beachten, dass mit der Umstellung des Emailverkehrs von Lotus Notes zu Outlook ebenfalls die Einbindung des ukbonn-Emailkontos in den persönlichen Emailclient auf dem privaten Smartphone nicht mehr möglich sein wird. Somit entfallen dann auch die entsprechenden Push-Notifications. Ein Abruf über den o.g. OWA wird allerdings weiterhin möglich sein.

Tipp: Man kann sich die Website auch direkt auf dem Homebildschirm des Smartphones abspeichern und somit den Aufruf vereinfachen. Wichtig ist hier aber die mit https://outlook.ukbonn.de/owa korrekt hinterlegte Website (Erklärung hierzu in der Anleitung s.o.).
Für iOS: Öffnet den Safari-Browser und die Webseite. Tippt das Teilen-Symbol an, dann auf "Zum Home-Bildschirm" und bestätigt die Wahl mit "Hinzufügen". Für Android: Startet Google Chrome, öffnet die Webseite und tippt auf das Menü-Symbol. Wählt "Zum Startbildschirm hinzufügen" aus und tippt auf "Hinzufügen"

 

VPN-Client - VMware View

Für alle die einen VPN-Zugriff per VMware View auf das Kliniknetz haben, führt die Nutzung der Safenet Token zu einer erheblichen Vereinfachung.
Mit Umstellung auf den Safenet Token am 25.10. entfällt die Email und der SMS-Code, da der Verifizierungscode automatisch in der App MobilePass+ generiert wird.